Wil je je gegevens inzien, corrigeren of aanvullen? Heb je andere vragen omtrent je gegevens? Je kan ons op volgende manieren contacteren:
Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden, hebben we een bewijs van jouw identiteit nodig. Dit kan door een kopie of een scan van je identiteitskaart mee te sturen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.
Om uw persoonsgegevens te beschermen beantwoord onze vereniging aan de Europese Verordening EU 2016/679. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de voorzitter van de Bosgroep Houtland vzw.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
· de gegevens die nodig zijn om u te identificeren en contact met u op te nemen: naam, voornaam, geboortejaar, aanspreektitel; post- en e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer, adres sociale media …
· de kadasternummers van de beboste percelen waarvan u de bosbeheerder bent. (‘bosbeheerder’ = de eigenaar of de houder van een persoonlijk of zakelijk recht aan wie het beheer toekomt)
· uw rijksregisternummer indien u van de Bosgroep verwacht dat deze voor u diensten levert via de e-loketten van de overheid (vb. aanvraag kapmachtiging)
· uw inschrijvingen voor onze vormingsactiviteiten zoals vergaderingen, geleide wandelingen, cursussen, conferenties, excursies en bestellingen van aankopen in het kader van door de Bosgroep georganiseerde groepsaankopen;
· uw interesses inzake door de Bosgroep opgezette projecten vb. poelenproject, eerste hulp bij jong bos,….;
· de precieze inlichtingen die u ons meedeelt in het kader van verstrekt advies, persoonlijke coaching of een specifieke dienst, vb. tijdens een individueel terreinbezoek aan uw bos;
· uw interesses en voorkeuren inzake bosbouw om u op een gepersonaliseerde manier uit te nodigen voor onze opleidingen, conferenties en bijzondere activiteiten, …
Optioneel en in het kader van specifieke projecten waarvoor telkens een afzonderlijke samenwerkingsovereenkomst met u zal worden aangegaan indien dit van toepassing is:
· de nodige gegevens voor de berekening en aanvraag van subsidies en machtigingen in het kader van de natuur- en boswetgeving: data uit uw bosbeheerplan, uw rekeningnummer, uw bostypes,… ;
Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
De Bosgroep Houtland vzw en de vzw Bosgroep IJzer en Leie hebben uw gegevens nodig om hun eigen dienstverlening aan u als lid te kunnen aanbieden: aansluiting, uitnodigingen voor de algemene vergadering en ledenactiviteiten, verstrekken van gepersonaliseerd advies bij uw bosbeheer, verzending van het ledenblad,…
Deze diensten zijn maar mogelijk dankzij het gebruik van de door u overgemaakte persoonsgegevens.
Hoe beschermen wij de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligde omgeving, die niet toegankelijk is voor het publiek, maar alleen voor:
· de werknemers en bestuurders van de genoemde vzw's;
· de werknemers van de IT-dienst van de Provincie West-Vlaanderen die belast zijn met de integriteit en de maintenance van onze database en onze applicaties. Deze laatst genoemde personen zijn niet verondersteld rechtstreeks de gegevens in te zien maar alleen de software te herstellen in het geval van calamiteiten.
De verantwoordelijke personen en hun onderaannemers nemen alle passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Aangezien de digitaal opgeslagen data alleen bewaard worden binnen de sterk beveiligde netwerkomgeving van de Provincie West-Vlaanderen, kan worden aangenomen dat deze maximaal beschermd zijn. De kast met papieren dossiers in het kantoor is afsluitbaar en het kantoor is alleen toegankelijk voor personeelsleden. Het bewaren van gegevens op papier wordt geleidelijk afgebouwd.
Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?
De Bosgroep geeft uw persoonsgegevens aan geen derden door en publiceert geen van uw persoonlijke gegevens tenzij in de hier verder beschreven situaties. Bij rapportering over onze werking in statistieken en jaarrapporten worden uw gegevens anoniem gemaakt. In het geval van een rechtstreekse rapportering aan onze subsidiërende overheden (Provincie West-Vlaanderen en Vlaamse Overheid) over een specifiek project dat op uw eigendom met onze steun werd gerealiseerd, dan worden de hiervoor relevante gegevens mee gerapporteerd (=naam + contactgegevens van de bosbeheerder, ligging project en kostprijs project).
Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang ze nodig zijn om te beantwoorden aan de doelstellingen waarvoor ze ingezameld zijn. Concreet worden de genoemde gegevens bewaard zo lang u effectief lid blijft van de vzw.
Hoe krijgt u toegang tot uw persoonsgegevens en kunt u ze wijzigen?
U kunt ons via alle traditionele communicatiemiddelen een verzoek sturen om uw persoonsgegevens in te kijken, te wijzigen of om fouten en onnauwkeurigheden recht te zetten. Wie persoonsgegevens opvraagt dient zicht te identificeren a.d.h.v. zijn/haar identiteitskaart.
Hoe kunt u met ons contact opnemen?
Met vragen of klachten omtrent dit privacy beleid kan u via alle traditionele communicatiekanalen terecht bij: Bosgroep Houtland vzw, Tillegemstraat 81, 8200 Sint-Michiels. bosgroephoutland@west-vlaanderen.be – Tel 050 40 70 23